Paragraaf 9 Bedrijfsvoering

Beleidsvoornemens 2020

Concern brede bedrijfsvoeringsopgaven

In 2020 gaan we onder andere met de volgende opgaven aan de slag:

  • Digitalisering interne processen
  • Voorbereiding Omgevingswet
  • Inkoop: bijdrage aan lokale economie, duurzaamheid en social return
  • ICT en technologische innovatie
  • Informatie en automatisering
  • Informatieveiligheid
  • Huisversting gemeentelijke organisatie

Digitalisering interne processen
De afgelopen jaren hebben we met zaakgericht werken het fundament gelegd voor een gedigitaliseerde dienstverlening voor nu en van de toekomst. Zaakgericht werken is eveneens een randvoorwaarde om te kunnen blijven innoveren.
De digitaliseringsopgave is ver gevorderd, we hebben ongeveer 75% van de benodigde processen digitaal gemaakt. Enkele voorbeelden zijn: de volledige aanvraag van een uitkering (levensonderhoud), bijzondere bijstand, meldingen in de openbare ruimte en producten van burgerzaken. We hebben het programma zaakgericht werken per 1 juli 2019 afgerond. Het verder zaakgericht digitaliseren zal nu vanuit de lijnorganisaties worden opgepakt. Bij directies die de eerste stappen hebben gezet, sturen we op optimalisering van hun processen.

Voorbereiding Omgevingswet

Van tientallen wetten en honderden regels naar een nieuwe wet voor de fysieke leefomgeving: de komst van de Omgevingswet is een majeure veranderopgave. De voorbereidingen zijn in gang en hebben een grote impact op onze organisatie, processen, rollen, gedrag en ICT.

Vanaf 1 januari 2021, de beoogde invoeringsdatum van de Omgevingswet, moeten we een aantal zaken gerealiseerd hebben om een vergunning te kunnen verlenen die aan de eisen van de Omgevingswet voldoet: de omgevingsvisie, het omgevingsplan en het vergunningverleningsproces.

De eerste omgevingsvisie is vastgesteld, en in 2020 wordt samen met belanghebbenden gewerkt aan de uitbreiding van de visie naar de gehele nieuwe gemeente.
In 2020 worden de voorbereidingen afgerond zodat we eind 2020 een omgevingsplan kunnen maken, , welke de bestemmingsplannen en diverse verordeningen gaat vervangen. . Ook moeten we in deze periode gereed zijn om ook van rechtswege met het omgevingsplan te kunnen werken.
In het werkproces van vergunningverlening worden ook eerste veranderingen geïmplementeerd. Daarbij worden rollen, gedrag en ICT in één beweging aangepakt. Dit alles om onze dienstverlening richting onze burgers en ondernemers te verbeteren en om aan de kortere doorlooptermijnen die de Omgevingswet straks gaat opleggen te kunnen voldoen.
In 2020 wordt de werkwijze met een omgevingstafel, waar adviezen integraal worden afgestemd, uitgebreid van informele aanvragen naar de aanvragen omgevingsvergunning, worden ketenpartners betrokken en participatie in het werkproces ingepast.

Ook zullen we aangesloten moeten zijn op het landelijke omgevingsloket (het zg. Digitaal Stelsel Omgevingswet),vergunningverleningsprocessen en het milieu- en bouwarchief wat in 2020 digitaal wordt gemaakt.

Inkoop: bijdrage aan lokale economie, duurzaamheid en social return

Met onze inkoopfunctie streven we naar realisatie van onze maatschappelijke doelstellingen op het gebied van: social return, lokale economie, duurzaamheid en innovatie. In 2020 geven we uitvoering aan het herziene Inkoopbeleid met handhaving van bovengenoemde doelstellingen.
We houden rekening met de veranderende omgeving en streven naar flexibiliteit in de uitvoering om zo invulling te geven aan het coalitieakkoord. Tevens zetten we in op verdere optimalisatie van de inkoopprocessen zodat we zoveel mogelijk kunnen voorzien in de toenemende vraag aan inkoopondersteuning.

ICT en technologische innovatie
In de aanpak van onze opgaven stellen we steeds meer het perspectief van de burger voorop. Dat vraagt een ingrijpende verandering van onze informatiehuishouding die tot nu toe veelal vanuit een bedrijfsperspectief is ontwikkeld. We willen data slim inzetten in onze dienstverlening, nieuwe technologieën toepassen als: Artificial Intelligence, Blockchain, datavirtualisatie en robotisering en we willen een ICT-landschap dat wendbaar en flexibel is zodat we eenvoudig en snel kunnen inspelen op toekomstige veranderingen. Daarbij volgen en participeren we landelijke ontwikkelingen en hebben privacy hoog in het vaandel.

Informatie en automatisering
In 2020 geven we verdere invulling aan de afronding van het transformatieproces welke we ingang hebben gezet in het kader van de outsourcing. Hiermee bewerkstelligen we een moderne flexibele innovatie ICT infrastructuur welke snel aangepast kan worden aan onze wensen. Daarnaast zetten we in op het verder terugbrengen van het aantal applicaties (rationalisatie en standaardisatie) en blijven we inzetten op het toepassen en inbedden van nieuwe innovatieve ontwikkelingen. Dit met inachtneming van de continue veranderende eisen en regelgeving op het gebied van privacy en informatieveiligheid.

Informatieveiligheid

We blijven onze energie richten op het gaan voldoen aan wet- en regelgeving (zoals de BIG; Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten en de AVG; Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Jaarlijks verantwoorden we ons aan de gemeenteraad en de ministeries over de mate van beheersing van informatiebeveiliging binnen de gemeente Groningen.
Dit gebeurt door middel van het ENSIA-proces (Eenduidige Normatiek Single Information Audit), waarbij een groot deel van de verplichte BIG-normen worden getoetst.
De verbeterpunten uit ENSIA en de aandachtspunten vanuit de accountantscontrole op de jaarrekening worden meegenomen in de jaarlijkse verbeterplannen.
De Functionaris Gegevensbescherming rapporteert daarnaast jaarlijks over privacy.

De speerpunten in 2020 zijn:

  1. De uitvoering van de risicoanalyses en gegevenseffectbeoordelingen door proceseigenaren op alle processen/applicaties binnen de gemeente Groningen;
  2. De introductie van een verplichte e-learning voor informatiebeveiliging en privacy voor alle medewerkers ter vergroting van de bewustwording en het kennisniveau;
  3. De aanscherping van fysieke en logische toegangsbeveiliging door de invoering van onder andere periodieke controles door proceseigenaren op medewerkers en hun toegangsrechten tot systemen;
  4. Het formaliseren van afspraken over informatiebeveiligingsmaatregelen met derden (zowel partijen waar we dienstverlening aan leveren als partijen die ons dienstverlening leveren);
  5. De publicatie van het register van verwerkingen en verhoging van de kwaliteit ervan.

Huisvesting gemeentelijke organisatie

Omdat de organisatie zich dynamisch beweegt, moet ook onze huisvesting zich blijven doorontwikkelen, passend bij de aanpak van multidimensionale problematiek uit de samenleving.
In 2019 stellen we een Strategisch huisvestingsplan op. Een plan dat financieel passend is bij de huisvestingvraag van de organisatie en waarin verschillende scenario’s zijn uitgewerkt, waaronder activiteitgericht werken. In 2020 zal een start gemaakt worden met de implementatie en de bijbehorende projecten. Daarbij zullen we per directie bekijken welke organisatie ontwikkelingen zich voor doen en welke projecten noodzakelijk uitgevoerd dienen te worden (conform wet- en regelgeving).